Skelett
Typischer Tag und typische Woche liegen vor, der Zyklus startet.
Planung & Automatik
Der Schichtplan entsteht von selbst.Du bestimmst, wie.
Ob du selbst planst, TimeShift für dich planen lässt oder dein Team mitwählt: Alles baut auf demselben Schicht-Skelett auf. Hier erklären wir Schritt für Schritt, wie Automatik 1, Automatik 2 und Sally zusammenarbeiten – und was du dabei in der Hand behältst.
Kurz erklärt
Schichtplanung bei TimeShift funktioniert in drei Arbeitsweisen, die du im Onboarding wählst: „Ich plane selbst“ (du verteilst Schichten von Hand), „TimeShift plant für mich“ (Automatik 1 · Team planen erstellt den Entwurf) und „Mein Team wählt mit“ (Automatik 2 · Selbst buchen / bewerben, der Plan entsteht im Team). Alle drei nutzen dasselbe Schicht-Skelett aus Arbeitszeit-Vorlagen. Sally überwacht im Hintergrund Lücken, Krankmeldungen und Zeiten.
Schritt 1: Die Basis
Das Schicht-Skelett: einmal anlegen, immer wieder nutzen.
Du legst einen typischen Tag an – welche Schichten gibt es, von wann bis wann, wie viele Leute. Daraus wird eine typische Woche. Das ist dein Schicht-Skelett: leere Schichtkacheln, die darauf warten, mit Mitarbeitern gefüllt zu werden.
- Arbeitszeit-Vorlagen: Typischer Tag, Typische Woche, Feiertagsvorlage, Typische Nachtschicht, Typische Nachtwoche. Weitere Muster kannst du anlegen, es gibt keine feste Obergrenze.
- Zyklus: Das Skelett wiederholt sich pro Abrechnungszeitraum, falls du einen hinterlegt hast, sonst pro Kalendermonat.
- Feiertage: Mit einer Feiertagsvorlage ersetzt TimeShift an Feiertagen automatisch den typischen Tag.
- Jederzeit änderbar: Vorlagen anpassen, der nächste Zyklus übernimmt die Änderung.
Probier es aus: Vom typischen Tag zum Skelett
Schritt 2a: Der Plan entsteht für den Chef
Automatik 1 · Team planen
Der Algorithmus füllt das Skelett mit deinen Mitarbeitern und legt dir den Entwurf vor. Du prüfst, verschiebst, veröffentlichst. Die volle Kontrolle bleibt bei dir.
Automatik 1 · Team planen erstellt aus deinen vorhandenen Mitarbeitern einen Planentwurf. Dabei berücksichtigt der Algorithmus Wünsche deiner Mitarbeiter (z. B. „lieber morgens“ oder bestimmte Tage), Soll-Stunden und Ruhezeiten. Den Entwurf siehst du in der Team-Preview, einer separaten Übersicht, in der du frei bearbeitest und Schichten zuweist. Mit „Feedback freigeben“ können Mitarbeiter auf den Entwurf reagieren, bevor er live geht.
Planung
Der Algorithmus verteilt Mitarbeiter auf die Schichten, Wünsche fließen ein.
Team-Preview & Feedback
Du siehst den kompletten Entwurf, bearbeitest frei und gibst ihn optional zur Rückmeldung frei.
Live
Du veröffentlichst selbst oder lässt automatisch live schalten. Mitarbeiter sehen ihre Schichten in der App.
Gut für Betriebe, in denen es darauf ankommt, wer welche Schicht hat
Küche und Service, Rezeption und Housekeeping, erfahrene und neue Kollegen: Wenn die Besetzung Fingerspitzengefühl braucht, liefert Automatik 1 den Entwurf und du machst den Feinschliff.
- Wünsche der Mitarbeiter werden berücksichtigt
- Entwurf in separater Übersicht, beliebig bearbeitbar
- „Feedback freigeben“: Team kann reagieren, bevor der Plan live geht
- Veröffentlichen von Hand oder automatisch
Schritt 2b: Der Plan entsteht im Team
Automatik 2 · Selbst buchen / bewerben
Dein Team besetzt das Skelett selbst – live, vor den Augen aller. Du schaust zu, greifst nur ein, wenn du willst. Für Betriebe, in denen es fast egal ist, wer welche Schicht hat.
Automatik 2 hat zwei Modi. Im Bewerbungsmodus bewerben sich Mitarbeiter auf Schichten mit Erstwunsch und Ersatzwunsch; jedem Mitarbeiter kann ein Soll zugewiesen werden, und die Kontingentberechnung achtet darauf, dass jeder sein Soll erreicht und möglichst bekommt, was er will. Im Buchungsmodus buchen Mitarbeiter Schichten direkt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Automatik 2 ist nicht „besser“ als Automatik 1, sondern eine andere Art zu planen.
Bewerbungsmodus
Mitarbeiter geben Erstwunsch und Ersatzwunsch ab. Bewerben sich mehrere auf dieselbe Schicht, entscheidet die Kontingentberechnung fair nach Soll. In der Verarbeitungsphase siehst du den kompletten Plan und kannst nachbessern, bevor er live geht.
Buchungsmodus
Schichten werden direkt gebucht, wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Es gibt keine Verarbeitungsphase: Der Plan ist ab Zyklusstart live und füllt sich, während das Team bucht. Ruhezeiten und Soll werden auf Wunsch geprüft.
Demo: Die Automatik füllt dein Skelett – alle drei Wege
Team-Preview
Die Automatik füllt dein SkelettAutomatik 1: Skelett → Planung → Team-Feedback (optional) → Live. Der Entwurf erscheint komplett, du bearbeitest und veröffentlichst.
Bewerbungsmodus: Skelett → Bewerbungsphase → Verarbeitung → Live. Bewerbungen laufen ein, die Kontingentberechnung verteilt, du besserst nach.
Buchungsmodus: Skelett → Buchungsphase → Live. Schichten werden direkt weggebucht, keine Verarbeitungsphase.
Automatik 1 und Automatik 2 im Vergleich
| Automatik 1 · Team planen | Automatik 2 · Bewerbung | Automatik 2 · Buchung | |
|---|---|---|---|
| Wer besetzt die Schichten? | Der Algorithmus, für den Chef | Das Team per Bewerbung, Kontingentberechnung verteilt | Das Team per Direktbuchung |
| Wünsche | Fließen in den Entwurf ein | Erstwunsch und Ersatzwunsch | Wer zuerst kommt, mahlt zuerst |
| Eingriff des Chefs | Team-Preview, frei bearbeiten, Feedback freigeben | Verarbeitungsphase vor dem Livegang | Jederzeit im Live-Plan |
| Phasen | Skelett → Planung → Feedback → Live | Skelett → Bewerbungsphase → Verarbeitung → Live | Skelett → Buchungsphase → Live |
| Aufwand für den Chef | Prüfen und Feinschliff | Nachbessern, wo nötig | Kaum noch |
| Gut für | Betriebe, in denen es darauf ankommt, wer welche Schicht hat | Betriebe, in denen es fast egal ist, wer welche Schicht hat, z. B. Tankstellen | |
Oder ganz klassisch
Du kannst auch einfach selbst planen.
Die Arbeitsweise „Ich plane selbst“ nutzt dasselbe Skelett: Du verteilst Schichten per Klick, befüllst eine Woche in einem Rutsch und veröffentlichst. Automatik und Sally kannst du später jederzeit dazuschalten.
- Schnellbefüllen: einen Monat in Minuten planen
- Mitarbeiter sehen ihre Schichten sofort in der App und können sich krankmelden
- Soll-Stunden aus dem Plan stehen im Stundenzettel neben den Ist-Stunden
Schritt 3: Der Hintergrund
Sally überwacht die Automatik. Du bekommst nur, was wichtig ist.
Sally ist die Assistenz in TimeShift – keine KI, kein Chatbot. Sie läuft im Hintergrund mit, erkennt, was schiefgeht, und schlägt vor, was zu tun ist. Wenn du es erlaubst, erledigt sie die Anfragen an dein Team selbst.
Was Sally erkennt und tut
- Krankmeldung: Sally nimmt die Person aus der Planung und fragt – wenn du es einstellst – selbstständig 1 bis 3 passende Mitarbeiter, ob sie die Schicht übernehmen. Du siehst, wer zugesagt hat, und bestätigst.
- Lücken im Plan: Im Live-Plan, im Skelett und während der Bewerbungs- oder Buchungsphase. Sind z. B. die ersten Schichten eines Zyklus noch nicht vergeben, weist Sally dich darauf hin und schlägt vor, wen du fragen könntest.
- Phasen von Automatik 1 und 2: Sally meldet, wenn vor der Verarbeitung noch Schichten offen sind oder ein Zyklus bald live geht.
- Plan gegen Stempelzeiten: Fehlender Stempel, noch eingestempelt, Abweichung größer als deine Schwelle. Eine Aktion setzt die Zeit auf die Planzeit.
- Stundenzettel: Wenn ein Abrechnungszeitraum fertig ist, legt Sally dir die Stundenzettel vor.
- Regeln: Bei Einspringern achtet Sally auf Wunsch auf Mindest-Ruhezeit und Soll-Stunden.
Automatik und Sally schaltest du mit deinem Abo frei – im Monats- wie im Jahresabo.
Demo: So meldet sich Sally
Du entscheidest
Der Chef bestimmt, was er abgibt – und was nicht.
Jede Freiheit für das Team ist eine Einstellung, die du bewusst einschaltest. Standardmäßig behältst du überall das letzte Wort.
Demo: Einstellungen wie in der App
Einstellungen
Automatik & SallyTausch zwischen Mitarbeitern erlaubenDirekt unter Mitarbeitern oder mit deiner Freigabe
Schichten stornieren erlaubenMit Storno-Fenster, Frist und optionaler Begründungspflicht
Nur eine Schicht pro TagNiemand bucht vormittags und abends am selben Tag
Ruhezeit prüfenMindest-Ruhezeit (Standard 11 Stunden) bei Buchung und Einspringern
Sally meldet LückenUnbesetzte Schichten in Bewerbung, Buchung und Planung
Sally vergleicht ZeitenPlan gegen Stempel, ab deiner Abweichungs-Schwelle
Sally-AutonomieVorschlagen: du bestätigst. Selbst senden: Anfragen gehen ohne extra Klick raus
Auto-Anfragen bei KrankmeldungWie viele passende Mitarbeiter Sally selbst anschreibt
Was du einstellen kannst
- Schichttausch: aus, direkt unter Mitarbeitern oder nur mit deiner Freigabe
- Storno: ob Mitarbeiter Schichten stornieren dürfen, mit Storno-Fenster, Frist und Begründungspflicht
- Ruhezeit: Mindest-Ruhezeit prüfen (Standard 11 Stunden)
- Sally-Autonomie: nur vorschlagen oder Anfragen selbst senden
- Auto-Anfragen bei Krankmeldung: nur wenn Sally selbst senden darf, 1 bis 3 Mitarbeiter
- Abweichungs-Schwelle: ab wann Sally eine Differenz zwischen Plan- und Stempelzeit meldet
- Veröffentlichen: von Hand oder automatisch zum Zyklusstart
- Zeitänderungen: Begründungspflicht und Änderungsprotokoll im Stundenzettel
Zeiterfassung trifft Planung
Ist und Soll auf einem Blick.
Mit aktivierter Planung zeigt der Stundenzettel die Soll-Stunden aus dem Schichtplan neben den Ist-Stunden aus der Zeiterfassung. Abweichungen siehst du sofort, Sally meldet die größeren von selbst.
Mehr zur rechtssicheren Zeiterfassung
Häufige Fragen zur Planung
Was Betriebe uns zur Automatik fragen
Muss ich mich zwischen Automatik 1 und Automatik 2 entscheiden?
Du wählst im Onboarding eine Arbeitsweise, kannst sie aber jederzeit in den Einstellungen ändern. Beide Automatiken nutzen dasselbe Schicht-Skelett; nichts geht verloren, wenn du wechselst.
Was passiert, wenn sich im Bewerbungsmodus niemand auf eine Schicht bewirbt?
Sally erkennt die Lücke während der Bewerbungsphase, weist dich darauf hin und schlägt vor, wen du fragen könntest. In der Verarbeitungsphase siehst du den kompletten Plan und kannst offene Schichten selbst zuweisen.
Ist Sally auch bei Automatik 1 aktiv?
Ja. Sally überwacht den Live-Plan, Krankmeldungen, Stempelzeiten und Stundenzettel unabhängig vom Modus. Zusätzlich begleitet sie die Phasen von Automatik 1 und Automatik 2.
Sind Automatik und Sally in der Testphase enthalten?
Zeiterfassung, Schichtplanung, Dashboard und Stundenzettel sind in der Testphase enthalten. Automatik und Sally schaltest du mit deinem Abo frei – im Monats- wie im Jahresabo. Alle Module sind in jedem bezahlten Plan enthalten.
Startklar?
Leg dein Schicht-Skelett an.
14 Tage kostenlos testen. Automatik und Sally schaltest du mit deinem Abo frei.